Generalforsamling 2009-04-22

Referat fra generalforsamling
Onsdag den 22. april 2009 kl. 19.00

Dagsorden var følgende:

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formanden aflægger beretning
4. Kassereren aflægger regnskab
5. Fastsættelse af kontingent – bestyrelsen foreslår uændret 100,- pr. år
6. Behandling af indkomne forslag. Forslag skal være formanden i hænde senest søndag den 1. februar 2009 for at blive gennemgået og udsendt
7. Valg af kasserer for 2 år – Den nuværende kasserer Bjarne Bidstrup er villig til genvalg
8. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer for 1 år. De nuværende medlemmer Niels Fessel, Mikkel Schnack og Peter Olesen er villige til genvalg
9. Valg af bestyrelses suppleant for 1 år. Camilla Fabricius er villig til genvalg
10. Valg af revisor suppleant
11. Evt.

Ad. 1) Finn Christensen blev valgt til dirigent, og fandt generalforsamlingen lovligt indkaldt.

Ad. 2) Camilla Fabricius blev valgt til referent

Ad. 3) Formanden aflagde beretning og kom bl.a. ind på flg. punkter:

Velkommen til nye beboere på Søgårdsvej 13, som flyttede ind 1. november og på Kildesvinget 8, indflyttet 1. marts. Derudover er de nye beboere på Søgårdsvej 1A blevet medlemmer af foreningen. Søgårdsvej 2 og Skovledvej 5 er til salg.

Bestyrelsen har holdt 3 møder i denne periode. Derudover har ét bestyrelsesmedlem deltaget i et møde med kommunen i november.

Der er stadig udfordringer med regnskabet. Vi har haft fat i kommunen, som har hjulpet os med at finde den gamle fordelingsnøgle frem. Vi har fået indkrævet en del af de beløb vi var bagud, men mangler stadig nogle stykker. Der er nogle få medlemmer som er meget bagud med indbetalingerne, det håber vi I får rådet bod på nu, hvor vi også får mere styr på opkrævningerne.

Som opfølgning på generalforsamlingen sidste år har vi henvendt os til kommunen vedrørende beskæring af træer langs søerne, og også vedrørende oprensning af åkandesøen. Kommunen fik beskåret stien langs søerne, så det blev til at gå langs den. De har også oprensning af åkandesøen med i deres planer. Desværre virker det som om, at den sø vokser meget hurtigt til efter hver oprensning.

På mødet med kommunen i november blev flg. emner berørt: Belysning på private fællesveje, bygningsreglementets nye bestemmelser om højere bebyggelsesprocenter, trafiksikkerhedsplan, affaldsplan, støjhandleplan, grøn plan og Dong Energy’s plan for nedgravning af el-kabler.

Støjhandlingsplanen kan evt. få betydning for nogle af vores medlemmer. Skovvej (nord for Nysøvang) er udpeget som en af de vejstrækninger, der er mest støjbelastet i Ballerup kommune, og den er kommet med i et idekatalog med mulige tiltag. Der er målt op til 70db. Målet er at støjen skal være under 58db. Disse tal er mål for en gennemsnitlig værdi i døgnet og over hele året. Støjen er ikke så slem, at Skovvej står først for at få lavet nogle støjdæmpende tiltag. En mulighed er ny, støjdæmpende asfalt. Hastigheden er for 3 år siden blevet nedsat fra 60 km/t til 50 km/t. Der kan evt. blive tale om tilskud til isolering af visse dele af nogle af husene, men det afhænger af hvor stor støjbelastningen er lige præcis der. I den modsatte ende af støjskalaen er noget af Hjortespringkilen, bl.a. markerne omkring rideskolen, udpeget som stilleområde, dvs. hvor støjen fra trafikken er under 50 db.

Jeg nævnte sidst, at vejreparation måtte vente til i år. Men nu hvor Dong Energy starter nedgravninger af el-kabler i år, vil vi i bestyrelsen følge dette arbejde, og først få lavet en ny vejreparation, når det er færdigt.

Vedr. belysning på vores veje er det endnu ikke fastlagt hvordan kommunen vil opkræve betaling for dette, eller hvornår det starter. Vi har fået materiale ud om hver af de veje, som hører ind under grundejerforeningen. Vi meddelte kommunen, at vi i 4 ud af 5 tilfælde (Kildesvinget undtaget) var enige i, at vi ikke faldt ind under kategorier, der kunne berettige til, at vi ikke skulle betale for vejbelysningen. For Kildesvinget mente vi derimod, at vi ikke burde betale, da den dels er adgangsvej for offentlig trafik til rideskolen, og desuden opfyldte andre af de opstillede betingelser. Samtidig nævnte vi, at vi ikke fandt det rimeligt, at vi som bestyrelse skulle pålægges at administrere opkrævning til denne belysning. Det er trods alt et forholdsvis stort beløb vi skal lægge ud, hvis folk ikke umiddelbart betaler. Så vi meddelte, at vi så os nødsaget til at opkræve et gebyr hos kommunen for denne administration. Som et bedre alternativ mener vi, det må kunne opkræves via ejendomsskatten. Der er nok ingen tvivl om, at det vil blive dyrere for os på den måde. Men hvad gør kommunen i de tilfælde, hvor der ikke er en grundejerforening? Vi afventer stadig svar fra kommunen på den henvendelse.
 
Fastelavnsfesten i år forløb som sædvanligt fint – den store tønde havde ligget i vand, så det gav lidt flere udfordringer til de store børn.

Fællesforeningens årsmøde er desværre netop i aften – så der har vi ikke mulighed for at deltage. Jeg ved, at foreningens fremtid bl.a. skal diskuteres. Foreningen bliver stort set drevet af én mand, som har drevet det i mange år, og nu gerne vil på pension. Så der skal findes en anden, hvis foreningen skal fortsætte. Jeg synes det er et godt forum at diskutere forskellige ting i, men det er jo et stort arbejde at stå for koordineringen. Det er vigtigt, at møderne med kommunen fortsætter, det er god information at få af den vej. Men de burde kunne finde sted uden Fællesforeningen, kommunen har jo oplysninger om formændene i grundejerforeningerne. Fællesforeningen er dog også et godt forum at få vendt forskellige emner, som det kan være andre foreninger har nogle erfaringer med.

Vi fortsætter succes’en med en sommerfest – i år d. 13. Juni. Glashuset er desværre optaget, så vi skal finde et andet sted. Bestyrelsen vil meget gerne have nogle frivillige med til at arrangere den. Det kræver ikke så meget, men lidt skal der jo organiseres. Nu hvor vi har flyttet generalforsamlingen til april, kan vi jo også diskutere, om vi skal fortsætte med at holde sommerfest inden sommerferien – eller vi skal holde den i august/september i stedet.

Bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på, at folk ikke altid har fået indkaldelser, der er sendt pr. e-mail. Jeg vil gerne igen sige, at det er rigtig rart for bestyrelsen, at vi kan sende ting ud pr. e-mail. Hvis vi skal dele alt ud med papir, skal vi have en/flere frivillige, som altid er klar til at gøre dette. Og da papirerne ofte bliver lavet i sidste øjeblik, vil det være nødvendigt at kunne træde til hurtigt. Men det er vigtigt, at I holder øje med, om jeres e-mail adresser virker, og at I sørger for at I har meddelt os en e-mail adresse, som I ofte bruger. Vi vil derfor stadig opfordre de af jer som ikke allerede har gjort det, til at opgive jeres e-mail adresse, så vi kan sende meddelelser ud til alle, som vi ellers ikke ville kopiere og dele ud.

I forbindelse med formandens beretning blev følgende diskuteret eller kommenteret:

• Støjplanen:
  • Erling spurgte til om grundejerforeningen var omfattet af støjplanen, om f.eks. rideskolen var blevet målt
  • Finn: Oplyser endvidere at det er forskellige der har ansvar for arrangementerne på rideskolen og at det derfor ikke er nok at rette henvendelse til én arrangør, for at få budskabet om støjgener videreformidlet
  • Torkild har undersøgt sagen og kan oplyse at støjplanen udelukkende omfatter områder med konstant støjpåvirkning
  • Svar fra bestyrelsen: Skovvej er omfattet støjplanen, men det vides ikke om rideskolen er blevet målt
• Belysning:
  • René opfordrer bestyrelsen til at kæmpe for at vi ikke skal betale for belysning på vejene
  • Torkild spørger til hvem der bestemmer hvilken type armatur der opsættes i grundejerforeningen
  • Finn: Får vi nye lysstandere?
  • Bjarne mener at kommunen er ikke glade for den nye ordning, nogle kommuner har i flere år sendt regningen videre. Bestyrelsen ønsker ikke have andel i fremtidige opkrævninger for kommunen, men Bjarne foreslår i stedet at der opstilles ”skabe” til opslag og formidling af information
  • Kirsten. Informations- kasser eller -skabe bruges meget lidt
  • Erling: Hvor mange lamper skal opstilles? Er det på Dongs regning? Hvis kommunen skal administrere opkrævningerne bliver det nok dyrere
  • Niels Jørgen: moselodden skal vel betale efter samme nøgle som tidligere?
  • Svar fra bestyrelsen: Vi får nye lysstandere og kommunen beslutter hvilke armaturer der opsættes. Prisen for belysning menes at blive omkring 250 kr. årligt. Bestyrelsen kan ikke pålægges opgaven med at administrere indkrævningerne og ønsker ikke at påtage sig opgaven.
• Snerydning:
  • Nils Jørgen: Vi betaler for snerydning, men ydelsen er af svingende kvalitet. Hvad er konditionerne i kontrakten? Der har været tilfælde af at folk falder eller glider
  • Kirsten: I forbindelse med vejarbejdet ryddede de kun svarende til en cykelsti
  • Finn er enig i den svingende kvalitet i snerydningen
  • Torkild. Der er et hierarki i hvilke veje der ryddes først og vi ligger sidst. Alternativt kan vi indgå kontrakt med en entreprenør – men det er dyrere
  • Erling: nogle gange springes Kildesvinget /Søgårdsvej over
  • Bjarne: Vi har en kontrakt fra 1994 og den er blødt formuleret
  • Svar fra bestyrelsen: som Bjarne siger er den blødt formuleret. Vi må henvende os til kommunen når problemerne opstår og fremadrettet se på om vi kan ændre på formuleringen
• Andre emner:
  • René: Det er 4 år siden åkande søen sidst blev renset
  • René fremsætter samtidig et ønske om at kattedronning og –konge fremover får en lille præmie. Svar: det ser vi på
  • Torkild ønsker fremover at få tilsendt referater fra møder med kommunen og. Svar: Fremover vil referater blive sendt videre til medlemmerne

Herefter blev formandens beretning godkendt.

Ad. 4) 

Kassereren gennemgik det reviderede regnskab for perioden 31. marts – 31. december 2008. indeholdende resultat og balance. Bjarne orienterede i den forbindelse om de problemer der gør regnskabet sværere end det behøvede at være:

• Kontingent til vedligeholdelse er ikke forbundet med problemer
• Kontingent til Vejlaug, som ikke har en bestyrelse, men administreres af bestyrelsen af grundejerforeningen: Omfatter kun en del af grundejerforeningens medlemmer, der indkræves også kontingent fra hhv. Moselodden og kommunen. I forhold til Moselodden, er der nogle gange ting de ikke ønsker at bidrage til. Vi har haft restancer fra medlemmer af vejlauget af ukendt størrelse og alder, det tager tid at udrede og indkræve.

Ved overtagelsen af regnskabet manglede der betalingslister og dermed overblik, det er  ved at komme på plads nu.
Kommunen opkræver for vejvedligeholdelse på skæve tidspunkter i forhold til budgetåret.

Bemærkninger til regnskabet:

• Finn: Er der stadig nogle der ikke betaler? Kan man inddrive dem? Svar: Ja, men det er svært. Det skal gøre ved støre restancer
• Torkild: De ekstraordinære udgifter (tabet) er diskuteret og vedtaget. Man må ikke lader restancerne vokse fremover
• Lillen: Husk at skrive jeres parcel, adresse eller navn i rubrikken Obs, når i betaler via mail. Ellers kan man ikke se hvem der har betalt
• Mikkel: Kan man opkræve dem igen?
• Lene: Bjarne har gjort et kæmpe arbejde og er nået rigtig langt.

Herefter blev regnskabet godkendt.

Ad. 5)  Uændret kontingent vedtages.

Ad. 6)  Der er ingen indkomne forslag.

Ad. 7)  Valg af kasserer: Kassereren er ikke til genvalg alligevel. Efter en kort diskussion foreslår bestyrelsen:
At Bjarne fortsætter som kasserer i den forstand at Bjarne varetager de praktiske opgaver if.t. kontakt til grundejerforeningens medlemmer. Resten af bestyrelsen vil varetage selve regnskabsopgaverne.
Ordningen fortsætter i 2 år, dog skal ordningen evalueres ved næste generalforsamling 2010.

Ad. 8) Valg af bestyrelsesmedlemmer: Niels Fessel, Mikkel Schnack og Peter Olesen er på genvalg og genvælges for 1 år.

Ad. 9)  Valg af suppleant: Camilla Fabricius er på genvalg og genvælges for 1 år.

Ad.10) Valg af revisorsuppleant: Ole Vingård er villig til genvalg og genvælges.

Ad. 11) Der var ingen punkter under evt., men følgende bemærkninger fremkom:

• René roste bestyrelsen for deres arbejde
• Bjarne oplyste at der findes en vejbelysningspjece i kommunen
• Forlængelsen af motorvejen blev diskuteret. Rygterne siger: Den vil gå syd om Ballerup og op til Veksø. Der er en brochure i kommunen og på nettet om emnet
• Finn: Vil Dong grave fibernet ned samtidig med belysningsarbejdet? Svar: det vil vi undersøge
• Erling: vi har problemer med hundelorte på vores vej – hvad gør vi? Svar: Dyrelægen skulle have et godt ”Gå-væk” hundemiddel
• Lillen: slukkes der for belysningen om natten?  Svar: Nej.