Referat fra generalforsamling i Grundejerforeningen ”Søgård”
Torsdag den 26. april 2012 kl. 19.00
Dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formanden aflægger beretning
4. Kassereren aflægger regnskab
5. Fastsættelse af kontingent
6. Behandling af indkomne forslag
7. Evaluering af snerydning/glatførebekæmpelse 2011/2012
8. Valg af formand for 2 år
9. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer for 1 år.
10. Valg af bestyrelses suppleant for 1 år.
11. Valg af revisor for 1 år.
12. Valg af revisor suppleant for 1 år.
13. Evt.
1. Valg af dirigent
Martin Fabricius
2. Valg af referent
Camilla Fabricius
3. Formandens beretning
Lene fremlagde årets beretning:
- Der er ikke kommet nye beboere. Fremover er gebyr for fremsendelse af informationer til ejendomsmæglere sat op til 500kr
- Der er afholdt 4 bestyrelsesmøder i hhv. maj, september, januar og marts
- Fællesforening har ikke holdt møde siden sidst. Der er møde igen om en uge, der kommer en jurist og taler om Ballerup kommunes planer vedr. privatvej/offentlig vej
- Bestyrelsen har kommunikeret med kommunen vedr.:
- Belysningsudgifter: Kommunen har afgjort at vi ikke må slukke for lyset på vejene, samt at Moselodden ikke skal betale til belysning (det slider de ikke på). Bestyrelsen er nu i dialog med vejmyndigheden ift. om kommunen skal bidrage til belysningsudgifterne, eller alternativt om vi kan slukke hver anden lampe
- Kommunen er i restance vedr. vejudgifter. Det er nu aftalt at de betaler restancen for 3 år nu, men at vi derefter skal i dialog med det nye forsyningsselskab, der skal betale fremover
- Vedr. vejbom – vi er stadig ved at undersøge det og har ingen præcis pris nu. Vi vender tilbage ved en anden generalforsamling. Vi vil gerne have tilbagemeldinger om evt. trafikgener
- Der er ikke afholdt fællesmøder med kommunen
- Sommerfest – stor tilslutning trods ændring af dato. Vi oplever at konceptet var godt. Næste gang skal vi nok tage betaling for kødet. Næste sommerfest holdes i 2013
- Vi har fået foretaget en nødtørftig reparation af vores veje. Det holder ikke længe – de skal repareres igen. Dong graver el-ledninger ned i næste år. Vi skal undersøge hvor meget der ordnes på én gang, så vi ikke for trukket processen ud
- Regnskabet er ajour nu, der er dog ikke opkrævet for 2012 endnu. Regnskabet nu opdelt mellem vejlaug og grundejerforening (se senere punkt)
- Snerydning: nogen synes der saltes for meget – nogen er glade for det. Derfor skal det evalueres. Mere service end vi plejer (se senere punkt)
- Fastelavnsfest – gik fint som vanligt – der var indkøbt dobbelt slik til tønderne, det sparer vi på næste år
- Vi har fået E mail adresser fra endnu flere beboere – det er en stor lettelse. Ved øndringer må I meget gerne huske at melde det til os
- Vi har haft en hjemmeside i 3 år – den bruges ikke meget. Bestyrelsen er ikke gode til at se på den. Vi skal tage stilling til om den skal nedlægges (se senere punkt)
Efterfølgende blev punktet med vejbomme drøftet og de tidligere forsøg blev ridset op. Lene konkluderer at vi laver en afsluttende behandling om vejbomme i bestyrelsen. Der kommer en opfordring til at parkere på vejen og ikke på græsset, det vil nedsætte hastigheden noget.
Beretning blev derefter vedtaget.
4. Kassereren aflægger regnskab
Der er kun 2 restancer:
1. restance fra Kildesvinget – de er ikke længere medlem af grundejerforeningen
2. restance var kommunen – korrespondancen har været lang, nu er der svar fra borgmesteren. De accepterede at betale restancen for 3 år tilbage (resten er forældet). Fremover skal den opkræves af det nye forsyningsselskab. Det kan blive en udfordring at få dem til samme konklusion.
Ny kasser = Nye måder at arbejde på. Der er derfor lavet en ny opdeling i hhv. vejlav og grundejerforening. Det udsendte materiale blev gennemgået, først vejlavet, derefter grundejerforeningen.
Ordstyrer: Der er gjort et stort stykke arbejde, det kan ses af regnskabet.
Bjarne: Det var svært – glad for at Torkil vil gøre det store arbejde – masser af ros.
Regnskabet blev godkendt.
5. Fastsættelse af kontingent
Forslag fra bestyrelsen på en årlig udgift på 1.423 kr., der fordeler sig som følger:
- Vinter vedligeholdelse: 500 kr. – så vil vejlavets regnskab gå i balance
- Vejudgifter: småhuller, der bør ordnes – 20.000 kr sidst. Samme beløb denne gang
- Vejbelysning: 423 kr. – bør sikre os mod en stor udskrivning i utide
- Kontingent: 100 kr. – nogle poster forsvinder, hvorfor vi mener vi kan holde os på dette beløb
Et forslag om at spare op til en større vejreparation via en større opkrævning drøftes. Der er flere argumenter for og imod - Argumenter for:
- undgå at ødelægge privatøkonomien
- Argumenter imod:
- Vi kan ikke kræve at Moselodden og kommunen sparer det samme beløb op
- Det vil betyde et væsentligt ekstra arbejde for bestyrelsen
- Nogle beboere når at flytte før det anvendes
- Vejlav betales bagudrettet – kontingent fremadrettet. Vi må ikke kræve noget op vi ikke har regninger til
- Vi skal passe på at regnskabet skal kunne håndteres af kasseren
- Kvinde i lyserødt: Hvem bestemmer hvornår vejen skal repareres – Torkil: kommunen kan pålægge efter et vejsyn. Vi skal holde vejen i forsvarlig stand – så længe udgifterne ikke overstiger en fornuftigt beløb kan vi bare gøre det – større arbejder skal gennem kommunen først
- Niels: vigtigt at formuen er foreningens ikke vejlavets – kan ikke anvendes til vejarbejde. Det bliver svært at styre. Uændret med kontingentet – og derefter opkrævning af udgifter
Efter en længere drøftelse vedtages bestyrelsens forslag.
Der spørges til hvem der bestemmer hvornår vejen skal repareres. I sidste instans kan kommunen komme med et pålæg, men i praksis er det os selv. Kommunen skal så godkende at arbejdet foretages, og lave en opkrævningsnøgle.
Grundejerforeningens formue drøftes og der gøres opmærksom på at det IKKE er vejlavets formue og at den derfor ikke kan anvendes til vejreparationer.
6. Behandling af indkomne forslag
a. Lukning af hjemmesiden: Den er indtil nu blevet passet af Bjarne, det kræver en del arbejde at bestyre den og ingen i bestyrelsen kan påtage sig opgaven. Hvis noget her vil påtage sig opgaven er det fint, ellers foreslås det at lukke siden. Der er en udgift på 160 kr.
Ole tilbyder at vedligeholde siden 2-3 gange årligt.
Vi beslutter at sige tak for Oles tilbud og beholde hjemmesiden. Ole vil blive indkaldt til et møde hvor opgaven ”overgives” til ham
Det indskærpes at hjemmesiden ikke må afløse mails med invitationer.
7. Evaluering af snerydning/glatførebekæmpelse 2011/2012
Bestyrelsen blev pålagt at finde en anden løsning end kommunens, der ikke var tilfredsstillende. Der var kun få muligheder og vi landede på FMT, et velfungerende firma. Vi har indgået aftale om ”hele pakken” dvs. saltning og snerydning. Det er måske muligt at få en anden kontrakt, hvis det er et ønske. Aftalen kan også opsiges helt, hvis vi ønsker det. Bestyrelsen har fået flere reaktioner, både positive og negative.
Torkil (kasser) oplyser at der er fin sammenhæng mellem de antal gange de har været her og de regninger de har sendt.
Ordningen drøftes for og imod.
Der er bekymringer om saltningen går ud over græsset og bilerne, og om firmaet er lidt for hurtige til at komme og salte. Men samtidig er mange positive overfor ordningen, da vejene er holdt godt og har været til at færdes på trods dage med glatte veje.
Det besluttes at vi holder fast i ordningen et år til, men bestyrelsen skal undersøge om der kan files lidt på ordningen, så der kun saltes, hvis der er længerevarende udsigt til frost/sne
8. Valg af formand for 2 år
Lene genvalgt for 2 år – tillykke
9. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer for 1 år
Mikkel
Camilla
Niels
Er alle genvalgt – tillykke
10. Valg af bestyrelses suppleant for 1 år
Karsten genvælges – tillykke
11. Valg af revisor for 1 år
Ole Vingård genvælges – tillykke
12. Valg af revisor suppleant for 1 år
Niels Jørgen genvælges – tillykke
13. Evt.
- Opfordring til at gå ind på Tryg.dk og bestille reflekser – I er svære at se i mørket
- Karsten: Et stort grantræ er ved at vælte i søområdet, skal vi gøre opmærksom på det eller ser kommunen det selv? Vi skal henvende sig til Kommunen og så skønner de behovet for aktion. Kommunen tager det ilde op når grundejerne selv saver i de offentlige træer – det holdes der øje med
- Ole: Årlig reparation at vejen – hvem vurdere hvad der skal laves? Det gør bestyrelsen, men nu går vi i dialog med kommunen. Princippet er, at der laves det der skal til, men mindst muligt
- Husk at ændre mailadresse til os når I skifter
- Torkil: Har fået en henvendelse fra et firma der handler med solceller om at komme og fortælle om det. Hvis der er interesse for sagen kan vi lave et arrangement i firmaets regi – min. 10 personer. Interesserede melder sig til Torkil
Tak for god ro og orden.