Referat af ordinær generalforsamling i Grundejerforeningen Søgård
Onsdag den 26. april 2017 kl. 19.00 i ”Glashuset”, Agernskrænten 33
Dagsorden:
1) Valg af dirigent
2) Valg af referent
3) Formanden aflægger beretning
4) Kassereren aflægger regnskab
5) Fastsættelse af kontingent
6) Behandling af indkomne forslag.
Forslag skal være formanden i hænde senest den 11. februar 2017 for at blive gennemgået og udsendt.
7) Valg af bestyrelse
8) Valg af revisorsuppleant for 1 år
9) Evt.
Ad 1) Martin Fabricius blev valg som dirigent og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt.
Ad 2) Peter Olesen blev valgt som referent.
Ad 3) Formanden aflagde beretning. Beretningen er vedlagt som bilag 1.
I forlængelse af formandens beretning blev en række emner drøftet:
Ny affalds ordning:
• Idé: Hvis man får lagt affald i et forkert affaldsbeholder, køb en 7 tals arm, da det er besværligt at nå ned i de nye beholdere.
• Hvordan får man nye madaffalds bio poser: Bind en pose i håndtaget og der bliver lagt nye i postkassen.
• Nem sms’erne fungerer ikke rigtigt endnu.
FMT: Der er general tilfredshed med firmaet.
Vejrenovering: En reparation af vejene i foreningen blev drøftet. Der var vanen tro meget forskellige meninger om dette.
Sommerfest: Karsten Munk fra bestyrelsen, har sagt ja til at være tovholder, Karsten modtager meget gerne tilmeldinger til festudvalget, på:
Formanden: Havde glemt at vende tilbage til Ole Bro, vedr. ansøgning om skilt og spejl i krydset Kildesvinget/Søgårdsvej, fra sidste år. Bestyrelsen vil arbejde videre med ansøgningen.
Formandens beretning blev vedtaget.
Ad 4) Kassereren fremlagde regnskabet for vejlaug og grundejerforening.
Der er tale om to separate regnskaber idet medlemmer af grundejerforeningen, som bor på Skovvej ikke skal betale til vejlauget.
Der blev spurgt om man kan sende forslag til (mindre) vejreparationer til bestyrelsen. Det kan man naturligvis. Alle forslag er velkomne og kan sendes til et af medlemmerne i bestyrelsen.
Regnskaberne blev godkendt.
Ad 5) Kassereren fremlagde forslag til budget og opkrævning af bidrag.
Forslag til budget og opkrævning af bidrag blev vedtaget,
Ad 6) Forslag er vedlagt som bilag 2 & 3.
6a: Gruppe Consult er blevet kontaktet, det koster ca. 40 - 45.000,- for en gennemgang og rapport, for ca. 4 år siden.
Ole Bro foreslår en oprettelse af en ”vej-konto” for at vi kan lave en opsparing til en fremtidig vej renovering.
Niels Fessel, kommenterede dette og gav udtryk for at er bedre at hver vejlaugs medlem selv sørgede for finansiering over en 3 årig periode (enten ved lån i hus eller ved opsparing)
For forslaget: 4
Imod forslaget: 11
Blank: 2
Forslaget faldt.
6b: Etablering af betalingsservice,
Efter en kort drøftelse blev der stemt om forslaget:
For forslaget: 10
Imod forslaget: 6
Blank: 1
Bestyrelsen vil herefter iværksætte betalingsservice. Betalingsservice ordningen forventes at ville kunne træde i kraft ved opkrævningen for 2018.
Ad 7-8) Karsten Munk, Camilla Fabricius og Mikkel Schnack blev genvalgt som medlemmer af bestyrelsen for en periode af to år.
Torkil Eriksen trådte ud af bestyrelsen. Formanden takkede Torkil for det store arbejde, særligt som kassér og for samarbejdet.
Kristine Røn Larsen blev valgt som suppleant til bestyrelsen for en periode af 1 år. Ole Vingaard blev valgt som revisor for en periode på to år.
Katrine Jeppesen blev valgt som revisorsuppleant for en periode på 1 år.
Ad 9) Da drøftelsen om vejrenovering eller ej vender tilbage flere gange, blev der foretaget en vejledende afstemning, om bestyrelsen skal arbejde videre med vejrenovering inden for 3-5 år
For forslaget: 8
Imod forslaget: 8
Der er ikke en entydig holdning til emnet, hvorfor bestyrelsen vil tage emnet op på generalforsamlingen igen næste år.
Alle medlemmer er selvfølgelig velkommen til at kontakte bestyrelsen, uanset hvad de har af emner som ønskes behandlet på et bestyrelsesmøde.
Der opfordres til oprydning ud for hver parcel og at hundeejere selv fjerner div efterladenskaber.
27.04.2014
v/Peter Olesen
Bilag 1
Formandsberetning til generalforsamlingen d. 26. april 2017
• Bestyrelsesmøder: Der er afholdt 3 bestyrelsesmøder siden sidste generalforsamling: maj 2016, januar og marts 2017
• Nye beboere: Vi har fået nye beboere på Søgårdsvej 16A Tina og Helene Strandet Lund. Velkommen til, vi håber I vil komme til at føle jer hjemme her og har lyst til at deltage i vores fællesarrangementer, fastelavn og sommerfest.
• Genindflyttere: Vi er glade for at se Søgårdsvej 15A beboet igen . Vi håber beboerne nu kan begynde at få glæde af jeres hus
• Huse til salg: Skovledvej 6 og Skovledvej 1
• Fællesforeningen: Årsmøde i marts 2017:
o Afsnitsleder Trine Baarstrøm, Center for By, Erhverv og Miljø og Mette Kjær-Andersen, Kommunikation fra Ballerup Kommune fortalte om den ny affaldsordning pr. 1. april 2017.
Ordningen er jo godt i gang nu, så I har allerede sat jer ind i ordningen og ligesom jeg fundet løsninger på den store køkkenudfordring – hvordan får man 4 skraldespande ind i skabet under køkkenvasken, og hvordan vi finder plads til 4 store affaldsbeholdere plus det løse (altså haveaffald, storskrald, pap og farligt affald) max 20 m. fra vejen?
Vi vil gerne høre jeres umiddelbare reaktioner og spørgsmål her efter beretningen.
Hvis jeg skal fremhæve enkelte oplysninger fra mødet er det:
Man arbejder på også at finde en affaldsbeholder til pap – udfordringen er at det sætter sig fast i de nuværende
Affaldsordningen er et fælles udbud i et samarbejde mellem 5 kommuner i vores region: Ballerup, Furesø, Albertslund, Ishøj og Vallensbæk kommuner. Samarbejdet indebærer, at renovatøren vil råde over flere ressourcer og renovatøren kan f.eks. indføre indsamling af affald både om morgenen/formiddagen og om eftermiddagen, frem til kl. 20.00
Man forventer at prisen for affaldsordningen forbliver den samme, måske endda falder lidt
Den røde miljøboks skal have navn på i tilfælde af man har brug for at finde tilbage til kilden
Problemer med affaldsbeholderne skal meldes til Vestforbrændingen, TLF eller mail
o Fællesforeningen har en oparbejdet en formue på 29.652,08 kr. Vi drøftede om det var nødvendigt, derefter foreslog kasseren, at 2017 bliver et kontingentfrit år – dette blev vedtaget
o Borgermillionen: Fællesforeningen har udsendt en reminder fra kommunen (Trine Baarstrøm) om, at fristen for indsendelse af forslag til udnyttelse af "Borgermillionen" er 1. maj, hvis man vil være med i konkurrencen. Reglerne for deltagelse og beløbenes størrelse for de 4 byområder har været bragt et par gange i de seneste uger under KommuneInfo i Ballerup Bladet
• Vejrenovering:
o Det sidste års tid har bestyrelsen haft kontakt med en entreprenør der har givet tilbud på at få foretaget ”revneforsegling” i vinterperioden. Desværre er vores entreprise for lille til at de kører hertil, de venter på at der komme yderligere arbejder i nabolaget – og det skete ikke denne vinter. Vi vil forsøge at få det gjort til næste vinter, men det er en meget usikker kontakt vi har lige nu
o Vi har modtaget henvendelse fra grundejere der spørger til hvordan det besluttes hvor og hvordan reparationerne udføres. Nogen havde ønsker der ikke blev honoreret og andre oplever at lappen skaber uhensigtsmæssige løb og vandpytter når det regner. Det vil vi gerne drøfte med jer. Processen er at en fra bestyrelsen har kontakten til entreprenøren og aftaler hvor der trænger til lapning. Entreprenøren vil så udføre så mange lapninger han kan indenfor det aftalte beløb. Vi synes der indtil nu har været gjort at ok stykke arbejde, men oplever også at der opstår misforståelser om hvor der skal lappes. Vi vil gerne høre jeres tanker om dette
o Bestyrelsen har modtaget et forslag til generalforsamlingen fra Ole Bro vedr. vurdering af vejenes tilstand. Det vil vi drøfte som et selvstændigt punkt. Vi håber vi igen i år får en god debat
• Glatførebekæmpelse: Bestyrelsen er stadig på udkig efter en billigere ordning end den, vi har med FMT. Vi har modtaget et nyt tilbud, som vi vil regne på og se om det vil være en fordel for os at skifte leverandør. Vi vil skrive ud hvis vi vælger at skifte
• Fastelavn: Igen i år afviklede vi fastelavnsfest. Det var meget hyggeligt og vi fik kronet både en kattedronning og –konge. I år havde vi igen en præmie til den sjoveste, flotteste udklædning og vi fik endda udpeget en uvildig jury, der på bedste vis fandt en flot udklædt vinder. I år var der så mange voksne, at vi fik den tanke at hænge en tønde op til de voksne også – hvorfor stå og fryse, når man kan svinge lidt varme i kroppen? Lad os høre hvad I tænker
• Sommerfest: Afholdes i år. Vi håber på at få samlet et godt festudvalg. Karsten fra bestyrelsen vil igen i år være kontaktperson og tovholder i udvalget. Hvis I allerede nu ved I har lyst så meld jer hos Karsten
Bilag 2
Forslag 1: Uvildig vurdering af vejenes tilstand
Indsendt til behandling ved generalforsamlingen d. 26 april 2016
Baggrund
Sidste år ved generalforsamlingen blev der stillet to forskellige forslag med henblik på at få renoveret vores veje.
Forslagene gik på, at få affræset nødvendige dele vejene og få udlagt et nyt slidlag, eller få lavet en hovedrenovering af vejene. Begge forslag blev nedstemt dels pga. økonomien i forslagene og dels fordi at man var usikker på, at den nævnte økonomi i forslagene var helt reel.
Vejene i vores kvarter har i gennem mange år trængt til et nyt slidlag. Vejene bliver lappet for mange tusinde kroner hvert år. Flere steder krakelerer belægningen og antallet af små og store revner øges år efter år.
Vejene bliver stadig dårligere og dårligere fordi belægningen ikke er tæt. Det gør, at vand kan trænge igennem og ødelægge underlaget dels af gennemsivende vand og dels af periodisk frost om vinteren.
Bestyrelsen sørger hvert år for at lappe de værste huller, men de får ikke lukket alle huller og revner, og lapperne bliver ikke altid udlagt lige hensigtsmæssigt.
Et eksempel er ud for Søgårdsvej 1, hvor en lap har medført, at vejen ikke længere kan afvande korrekt mod regnvandsbrønd. Det har betydet, at der nu ophobes vand lige ved indgangsstien til hoveddøren, hvilket er meget uhensigtsmæssig i perioder med regnvejr og særligt i vinterhalvåret, hvor vandpytten kan fryse til is.
Forslag
Bestyrelsen pålægges at få gennemført en uvildig undersøgelse vores vejes tilstand med henblik på, som minimum, at få:
• En vurdering af rest levetiden af vores veje
• En vurdering af omkostningerne ved at få en ny slidbane på vejene (levetidsforlængelse)
• En vurdering af omkostningerne ved at få hovedrenoveret vejene.
• En udtagelse fra rådgiver om hvordan belægningen på de nuværende veje kan levetidsforlænges billigst muligt.
Bestyrelsen gives mandat til at indhente et tilbud og et kontroltilbud. Bestyrelsen vælger selv mellem de to tilbud ud fra en vurdering af hvilket tilbud, der er det bedste – ikke nødvendigvis det billigste.
Omkostningen til den uvildige undersøgelse af vejenes tilstand dækkes af følgende parceller: Søgårdsvej 1-22, Moselodden 1-4, Edelsmindevej 1-12, Skovledvej 1-7, samt Skovvej 131 og 153.
Bilag 3